התעניינות ראשונית: המשפחה יוצרת קשר עם ביה"ס ביוזמתה או בעקבות מודעה שפרסמה הועדת לקליטת תלמידים. משרד ביה"ס דואג לרישום פרטים ראשוניים של המועמד ומשפחתו ובבוא הזמן, בד"כ במהלך ינואר – מרץ, שולח בדואר הזמנה להשתתפות בהרצאה וביקור בביה"ס.
הרצאה: כ- 3 שעות בהן נפרסת משנת ביה"ס ומתוארות דרכי התנהלותו השוטפת, תוך השארת מקום נרחב לשאלות. נערכת בשעות הערב ומיועדת להורים ולתלמידי ג' ומעלה המועמדים לרישום. הנוכחות בהרצאה במלואה מהווה תנאי להמשך ההליך ובסיומה מחולקות למעוניינים ערכות רישום.
ביקור בביה"ס: סיור בוקר בביה"ס לצורך התרשמות בלתי אמצעית. הסיור מסתיים במפגש עם פאנל תלמידים ואנשי צוות המספרים את סיפור ביה"ס מנקודת מבטם ומשיבים לשאלות. משפחות שהשלימו בינתיים את ערכות הרישום יכולות למסור אותן בתום הביקור ולקבוע מועד לראיון.
ראיון: פגישת המועמד/ת ושני הוריו עם צוות מטעם הועדה לקליטת תלמידים, המיועדת להיכרות קרובה יותר באמצעות שיח, שאלות הדדיות והערכת סיכויי הקליטה. בסיום הפגישה מגבשים נציגי הועדה את המלצתם באשר לקליטה הספציפית.
החלטת הועדה: מתקבלת בפורום המלא של הועדה, לרוב לקראת פסח, על סמך ההמלצה שגובשה בראיון. הועדה עשויה להחליט על קבלת המועמד, דחייתו, זימונו לראיון שני ו/או הגדרתו כמועמד אפשרי לקליטה מיוחדת *.
ב'- ממתינים מעל שנה ותלמידי בתי"ס דמוקרטיים אחרים.
ג'- אחרים.
לאחר מכן מוגרלים המתקבלים לכל שנתון לפי הסדר הנ"ל, עד היווצרות רשימת קליטה סופית.
* קליטה מיוחדת: קליטה המחייבת היערכות מקצועית חריגה. לוועדת קליטת תלמידים שמורה הזכות לבצעה, לאחר היוועצות עם צוות מקצועי רחב, מחוץ למסגרת הרשימה הרגילה.
תשובה לפונים: בהתקבל רשימת קליטה סופית, מודיעים חברי הועדה ו/או משרד ביה"ס לכל משפחה את מצבה, כשהתשובות נעות מזימון מיידי לרישום, דרך מיקום ברשימת המתנה, קיום הליך נוסף לבדיקת המועמדות או דחייה.
זימון לרישום: משפחות שילדיהן התקבלו והוגרלו למקום פנוי מוזמנות לרשום אותם במשרד ביה"ס, בתוך פרק זמן קצוב. משפחה שאינה משלימה את הרישום במועד עלולה לאבד את המקום שנמסר לבאים בתור.
הערות:
קיום כל הנ"ל מותנה בפניה לביה"ס בין נובמבר לפברואר, ולכל המאוחר עד שבועיים לפני פורים. פניות מאוחרות יותר נכנסות בכל מקרה, גם אם טופלו והתקבלו, לסוף רשימת ההמתנה.
אין קבלה אוטומטית! למש' ביה"ס, לתלמידים חוזרים ולממתינים משנים קודמות אומנם ניתנת קדימות אך גם קבלתם של אלה מותנית בהחלטת הועדה בזמן הנתון ובמקום פנוי במצבת.
